Bu iki kavram; yan yana yürüyen iki
insan yada birbirlerine paralel iki yol gibi, aynı ivme ile akan iki nehir
gibi. Fakat gelin görün ki -edinmiş olduğumuz tecrübelere istinaden- tam olarak
yan yana görememişizdir onları; zaman her zaman önde ve proje de geride kalır
genelde. Projenin önde olduğunu ya da olması gerektiği gibi yan yana gören göz
yok denecek kadar azdır beklide.
Zaman yönetimi maalesef yaşadığımız en
büyük problem ve idaresini sağlayamadığımız yegane konulardan öyle sanıyorum
ki. Yapamadığımız gibi oturup akıllıca konu üzerinde düşünmüyoruz bile. Halbuki
projenin en sağlıklı şekilde ortaya konulmasındaki temel basamakların başında
yer alır zaman yönetimi. Proje takviminin hazırlanması ve doğru organizasyonla
yönetilmesi için ihtiyaç duyulan süreçleri tanımlamak adına zaman yönetim planı
oluşturulmaktadır. En yüksek bütçeli, kapsamlı projelerden tutunda en basit
olarak gördüğümüz masa başı çalışmalarımıza kadar uygulanması ve dikkate
alınması gereken kavramdır zaman yönetimi.
Şöyle düşünelim; başlangıçta 2 yıl da
bitecek diyerek girmiş olduğumuz projelerin bir çoğu en az 1 yıl geç sona
ermiştir –en iyi ihtimalle, eminim ki. Hal böyle olunca üst yönetim projenin
zamanında bitemeyeceğini fark edince oluşan baskı proje yöneticisi üzerinde
ciddi stres ve psikolojik yorgunluğa neden olmakla beraber kontrolsüz duygu
durumları yaşanması da kaçınılmaz oluyor. Yöneticilerin yaşadıkları yoğun stres
asıl olarak alt birimlere de elbette ki aktarılıyor.
Zaman kavramı daraldıkça iş hızının
artması, çalışanların hızlı hareket etme zorunluluğu duyması, kapasitelerinin
üzerinde iş yükü ile çalıştırılması, başarma ya da başarısız olma kaygısı,
yüksek sesli ihtarlar, gibi nedenlerden dolayı yoğun bir iş stresi tüm çalışma
alanına nüfus ediyor. Çalışma ortamında ki bu yüksek doz ‘hastalık’ haliyle
sağlıksız ve güvensiz ne kadar çalışma koşulu varsa hepsini önümüze getiriyor.
Çalışanlar üzerinde kurulan baskı ve
kötü çalışma koşulları kişiler üzerinde dikkat dağınıklığı, odaklanma problemi,
sakarlık, dalgın hal, bezginlik ve yorgunluk gibi duygu ve durum bozukluklarına
yol açmakta, fiziksel ve psikolojik zedelenmelere neden olabilmektedir. Tüm bu
sağlıksız çalışma koşulları iş verimliliğini ve kaliteli ürün olanağını
düşürmekte, iş kazalarının da yüksek oranda artmasına neden olmaktadır.
İstatistiklerde kazaların %80 ini davranış odaklı olduğu ve önlenebildiği
görülmektedir ve bu da ciddi bir rakamdır özünde.
Peki
nedir yanlış olan?
Zaman
çerçevesinden sadece bakacak olursak şayet; Büyük projeer için düşünelim
mesela.. Derinlemesine bir masa başı çalışması yapmadan projenin temelinde
buluyoruz kendimizi. İş organizasyonu zaman planı yapmadan gömülüyoruz iş
makinelerimizin başına. Sonra da; ‘Zamanımız daraldı hemen bitirin şu işi!’
diye naralar atıyoruz. Yanlış olan; sadece algımızda kar marjını düşünerek
hareket etmemiz olabilir mesela. Kısa zamanda fazla iş çıkaracağımızı taahhüt
etmek mesela, işi almak adına -üstelik o zaman içerisinde bunun yapılmasının
mümkün olmadığını bilerek. Ya da tek vardiyada kapasitesinin üzerinde ürün
sipariş vermek, ya da bir çalışandan kısa zaman dilimleri içerisinde farklı
birçok işi biranda bitirmesini beklemek, ya da bir tavuktan altın
yumurtlamasını istemek… hepsi aynı.
Bu
noktada da çalışma koşulları üzerinde konuşmak ya da iş güvenliği noksanlıkları
hakkında tartışmak çokta kolay olmuyor. Çünkü iş ve zaman çoktan kişi
güvenliğinin önüne geçmiş bulunuyor. Zaman kavramının yanlış kullanılması ve
tüm planların altüst olması yöneticinin gözünü karartıyor haliyle. Lakin o
haddeden sonra yanlış, baskıcı ve kendi hegemonyasını kurmaya çalışan
yöneticiler olarak çalışanların psikolojilerini bozduğumuz gibi öte yandan
başımıza gelecekleri hiç hesaba katmıyoruz. Sağlıksız çalışma koşulları ardında
birçok pislik bırakacaktır, göz ardı ettiğimiz birçok olumsuz (iş kazalarının artması,
iş gücü ve iş günü kayıplarının oluşması gibi) durumları yaratacaktır.
Biz yöneticilerin
sağlayacağı doğru zaman yönetimi ile tüm bu hususların önüne geçmek olasıdır.
Verimliliği arttırmak, belirlenen hedeflere ulaşmak, görev gereklerini uygun şekilde
gerçekleştirmek ve işin güvenli ve sağlıklı şekilde yapılmasında yardımcı olmak
adına zaman yönetimini sağlamak önem arz etmekte ve görevlerimizden biridir.
